Peralatan Penyimpana Arsip

PERALATAN DAN SUMBER DAYA KEARSIPAN

A.   Macam-Macam Alat Penyimpanan Arsip

Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen.

Peralatan penyimpanana manual terdiri dari:

1. Spindle file.

Ditemukan pada abad ke 16, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatan revokusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. ingga kini spindle file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.

2. Filing cabinet.

Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan. Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya vokume dan jumalah dokumen yang disimpan, maka jumlah lacih akan bertambah yang mengakibatkan masalah penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertical dua laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Lemari yang menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberapa divisi yang berhubungan dengan pelanggan, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertikal yang populer saat ini. Saat ini lemari 5 laci mulai banyak digunakan karena mampu menampung 25% lebih banyak dai kapasitas lantai yang sama. Lemari jenis ini disarankan dipakai untuk satu orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yag relatif sempit.

3. Open-self file

Berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80 cm dengan jumlaah deratan bertingkat antara 2 samapi 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan dalam  folder bukan laci, sehingga pencarian dokumen lebih cepat dari pada lemari besi vertical. Lemari jenis ini biasanya digunakan untuk ruang kerja dengan materi dokumen yang lebih besar dan frekuensi penjajaran lebih dari 100 penjajaran setiap hari. Seorang karyawan yang terlatih mampu menjajar 30-40 dokumen perjam. Bila ada tambahan dokumen, rak dapat ditinggikan ketas.

4. Lateral files

Adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Dengan karakteristik ini, ruang gang yang akan digunakan akan lebih sedikit, sekitar 33 cm diandkingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang kurang aktif sebelum pemeindahannya kepusat dokumen. Biasanya laju rujukan bagi dokumen yang disimpan di dalamnya lebih dari 20 dokumen per jam.

5. Unit box lateral file

Box ini menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk memeprcepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Lazimnya lemari ini lebih tinggi dibandingkan rak terbuka.

6. Lemari Cardex

Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan (hampir mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatan kegiatan (bon da tagihan). Ada tiga jenis kartu indeks yang digunakan, yaitu index card berukuran (12,5 x ,5 cm), (15 x 10 cm), atau (20 x 12 cm), aperture card (8,125 x 18,4 cm), dan ledger card (13,75 x 21,25 cm) yang digunakan untuk mencatat tagihan dan rekening. Peralatan seperti ini berupa lemari dengan laci yang tinggi tertentu dan kadang –kadang disekat untuk menyimpan dua baris kartu per laci, sehingga pemakai dapat melihat setiap kartu dan mengenali informasi yang terekam dalam kartu dan biasanya disebut kardex.

7. Microrecord file

Merupakan laci penyimpanan vertikal yang terdiri dari kartu berukuran kecil. Kotak ini memiliki pembagi laci yagn daapt memuat mikrofile, kartu legam (aperture card), mikrofilm. Biasanya satu lemari terdiri atas 4 sampai 11 laci dan terbuat dari berbagai bahan plastik sampai logam. Berbagai jenis media yang digunakan organisasi membutuhkan peraltan yang dapat menyimpannya. Salah satu diantaranya ialah center hooh file, yang memungkinkan berbagai jenis media tergantung pada tiang yang sama dengan gantunga lemari. Cetakan komputer, mikrofis, disket, pita magnetis, surat dan kertas ukuran legal, serta media audio-visual tergantung pada tiang penggantung. Media ini dapat dipasang pada unit rak atau tembok di atas komputer sehingga memudahkan akses dan pamanfaatan ruangan yang efisien.

8. Compact Rolling Shelving

Adalah lemari untuk menyimpan file/dokumen yang diletakkan berjajar dan dapat bergerak di atas rel secara manual maupun mekanis, sehingga tejadi efisiensi pemakaian ruang penyimanan arsip. Arsip lebih   mudah dicari, aman, dan terhindar dari resiko kehilangan. Kantor terlihat lebih rapid an bersih. Sangat cocok untuk arsip dalam jumlah banyak.

9. Rotary Filing Cabinet

Merupakan cabinet untuk penyimpanan arsip menggunakan Sistem Carousel. Yakni, arsip-arsip disimpan di dalam map khusus, yang diletakkan tergantung memutari suatu piringan (tier). Piringan dapat berputar ke dua arah.

10. Map Rotary

Adalah map khusus yang digunakan untuk menyimpan file pada Rotary Filing Cabinet

11. Tray cabinet atau credensa

Adalah cabinet yang berupa laci-laci yang dilengkapi dengan index dan label index, dibuat untuk penyimpanan dan transit arsip-arsip aktif untuk memudahkan pencarian dan meningkatkan tertib administrasi.

12. Forlder (map)

Ialah semacam map tetapi tida mempunyai daun penutup.  Pada folder terdapat tab, yiatu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. Itulah sebabnya maka tabnya sebaiknya di ujung paling kanan agar mudah terlihat secara keseluruhan dalam susunan.

13. Guide (petunjuk dan pemisah)

Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran:

Panjang           33 – 35 Cm

Tinggi              23 – 24 Cm

Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).

14. Kartu Kendali

Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain:

1. Indeks subjek, kodeklasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom M/K (kolom masuk/keluar)
2. Hal
3. Isi ringkas
4. Lampiran
5. Dari
6. Kepada
7. Tanggal, nomor surat
8. Nama pengolah
9. Paraf (tanda tangan)
10. Catatan

Kolom indeks subjek adalah kolom yang harus diisi dengan masalah uang terkandung di dalam surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi yang dipergunakan. Kolom kode klasifikasi adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang terkandung dalam surat. Kolom tanggal terima diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman suat. Kode hal diisikan dengan perihal yang terkandung di dalam surat. Kolom isi ringkas adalah kolom yang diisi tentang isi pokok surat secara ringkas, singkat, dan jelas. Kolom lampiran diisikan dengan keterangan tentang lampiran surat dan macamnya. Kolom dari/kepada adalah catatan tentang nama/ alamat/ pejabat/instansi pengirim dan nama/alamat/pejabat/instansi yang menerima surat. Kolom nama pengolah diisi nama pejabat unit/satuan kerja yang harus menangani surat serta parafnya. Kolom catatan diisi keterangan yang diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang. Kartu kendali ini terdiri dari 3 lembar dengan warna yang berbeda satu sama lainnya.

Contoh format Kartu Kendali

Indeks/Subjek	Kode	TanggalNo. Urut	MK
Hal
Isi Ringkas
Lampiran
Dari/Kepada
Tanggal		No. Surat
Pengolah		Paraf
Catatan

15. Kartu Pinjam Arsip

Kartu ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangkap tiga, masing-masing untuk:

1. Disertakan pada surat yang dipinjam
2. Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam
3. Pada berkas pengingat

Contoh Kartu Pinjam Arsip

KARTU BUKTI PINJAM ARSIP/BERKAS
PeminjamNama : Unit   :
Arsip/Berkas Yang DipinjamPokok surat      :                                  Tanggal/No. surat  : Dari                  :                                  Kepada                   :
Tanggal pinjam:	Tanggal kembali      :
Tanda tanganPeminjam         :	Tanda tanganPengembalian

B.   Kriteria Pemilihan Peralatan

Setelah menentukan sistem yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip, tugas manajer dokumen adalah memilih alat penyimpanan. Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain:

1. Jenis dokumen yang disimpan.

Jenis dokumen yang akan disimpan perlu diperhatikan, misalnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, mikro, dokumen ukuran besar, meteri audiovisual, bentuk magnetik dan elektronik, ataukah media lain di mana masing – masing media mempunyai perlakukan khusus dalam perawatannya. Syarat penyimpangan kartu indeks berbeda dengan disket maupun CD dan berbeda pula dengan eksternal storage devices. Karena itu, diperlukan pertimbangan yang rinci terhadap karakteristik fisik dokumen yang akan disimpan sebelum memutuskan membeli peralatan.

2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan.

Peralatan bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini akan meningkatkan nilai sebuah dokumen dalam menunjang operasional organisasi

3. Kebutuhan ruangan.

Lazimnya kantor sebuah perusahan atau organisasi menempati lokasi yang strategis guna mendapat citra yang bagus dimata stakeholder-nya. Kondisi ini akan berdampak pada tingginya harga sewa ruangan kantor, dan patut dipertimbangkan dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan dokumen perusahaan atau organisasi. Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang dimiliki.

4. Pertimbangan keamanan

Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya dokumen kebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia maupun data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi pada orang yang mempunyai otoritas.

5. Biaya peralatan.

Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan peralatan tersebut di indonesia. Patut dipertimbangkan bahwa tidak semua perlatan buatan luar negeri lebih baik, bahkan ada juga yang mutunya lebih rendah dari dalam negeri. Setelah melakukan survei peralatan produksi dalam negeri yang diperbandingkan dengan luar negeri, misalnya jaminan after sales service, garansi, dan lain – lain; biaya per peralatan harus sesuai dengan kemampuan. Misalnya harga sebuah filing cabinet 4 laci Rp. 100.000,00 sedangkan 5 laci berharga Rp 125.000,00, sehingga 5 laci lebih murah 20% karena mampu menyimpan 25% lebih banyak dengan menggunakan luas rungan yang sama.

6. Biaya operasional penyimpanan.

Biaya ini termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperluan untuk menyimpan peralatan.

7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.

Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan. Sebaiknya bila pemakai banyak, diperlukan lebih banyak pertimbangan karena lebih orang yang menyimpan dan membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan. Kondisi ini dapat juga disiasati dengan mendistribuikan atau mendesentralisasikan penyimpanan dokumen sehingga penyimpan dan pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.

Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyiapan dokumen di kantor, antara lain (Basuki, 2003):

8. Kesetaraan (compabilitiy) peralatan.

Peralatan  simpan semacam folder harus setera pemanfaatannya dengan peralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang. Apabila peralatan yagn akan dibeli hanya dapat beroperasi dengan menggunakan peralatan lain dalam ukuran terbatas, maka keterbatasan itu patut dipertimbangkan karena akan manambah biaya operasional. Pertimbangan juga peraltatn yang akan dibeli apakah sesuai dengan alat penyimapan yang digunakan?

9. Efisiensi.

Produsen sadar akan pentingnya efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen pada produk mereka. Misalnya, folder  pracetak tersedia bagi sistem klasifikasi alfabetis, numerik dan alfa numerik. Folder ini banyak membantu ketika organisasi menyusun sistem dokumen atau mengubah ke peralatan simpan yang baru. Penggunaan tanda warna juga membantu identifikasi dokumen serta menghindari kemungkinan salah tempat.

10. Kualitas.

Kualitas alat tulis kantor ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam pembuatannya. File guide memerlukan kertas yang lebih tebal dibandingkan folder jajaran, karena paduan akan lebih sering digunakan oleh penguna dalam mencari sebuah dokumen, dan biasanya keberadaan alat simpan yang dimaksud akan lebih lama dibandingkan alat simpan selain file guide

.

11. Ekonomis.

Meminimumkan biaya merupakan salah satu faktor utama dalam mempertimbangkan pembelian peralatan simpan pada berbagai organisasi, namun patut diingat juga bahwa membeli peralatan yang murah merupakan pilihan yang paling ekonomis. Apabila perusahaan menggunakan file guide yang terbuat dari kertas bermutu rendah, biasanya dalam kurun waktu yang singkat akan mudah rusak sehingga perlu diganti dengan yang baru. Ini berarti pengeluaran ekstras. Untuk itu perlu dipertimbangkan mengenai kualitas alat simpan, sehinga tujuan ekonomis akan lebih berorientasi jangka panjang.

C.   Sumber Daya Administrasi Kearsipan

Untuk mengelola administrasi kearsipan diperlukan sumber daya manusia khusus yang memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam bidang kearsipan. Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha umumnya yaitu:

1. Memiliki pengetahuan di bidang:

• Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip.

• Pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya.

• Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.

2. Memiliki keterampilan untuk melaksanakn teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan

3. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan,