BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT

 
BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT

Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style) 

1. Penggolongan dan Pembagian Surat

a.       Berdasar kepentingan isi surat:

- Surat pribadi: formal dan non formal

- Surat dinas: surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik, surat izin, dan sebagainya.

- Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat pesanan dan balasannya, surat    pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, surat-surat ketatausahaan, dan sebagainya.

b.      Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili, e-mail.

c.       Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.

d.      Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.

e.       Berdasar jumlah sasaran: biasa, edaran dan pengumuman 

f.       Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting, penting, biasa 

2. Bentuk Tataletak Surat

Bentuk tata letaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk, resmi. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut:

a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
    Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.
b. Bentuk Lurus (Block Style)
    Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.
c. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
d. Bentuk Lekuk (Indented Style)
   Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.
e. Bentuk Resmi (Official Style)
    Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah.
f. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru

  3.      Bagian-bagian Surat

                                

                   (1)  : kepala surat
                   (2)  : tanggal, bulan, tahun surat                    
                   (3)  : nomor surat        
                   (4)  : lampiran
                   (5)  : hal atau perihal  
                   (6)  : alamat yang dituju (alamat dalam)       
                   (7)  : salam pembuka
                   (8a) : alenia pembuka
                   (8b) : isi surat
                   (8c) : alenia penutup
                   (9)   : salam penutup
                   (10) : tanda tangan penanggung jawab surat 
                   (11) : nama penanggungjawab surat 
                   (12) : jabatan penanggungjawab surat 
                   (13) : tembusan 
                   (14) : inisial 

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri. 

Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya.

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan.

Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah

Bentuk Resmi merupakan salah satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi. Fungsional dan Tujuan surat ini sama dengan bagian-bagian surat resmi. Namuhn jangan loupa untuk membuat surat resmi selalu perhatikan garis tengah agar surat resmi tersebut terlihat rapih dan di terima oleh instansi atau lembaga karena surat resmi ini sifatnya tidak main-main.

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.

Bentuk surat yang berlaku untuk saat ini adalah bentuk surat resmi gaya baru.

Fungsi Bagian Surat

1.      Kepala Surat (Kop Surat)

  Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:
a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
b. Alamat lengkap;
c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)
d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
e. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
f. Moto (bila ada)
g. E-mail, situs (bila ada)
h. Macam usaha
i. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
j. Nama bankir (untuk referensi)
k. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.
l. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

2.       Tanggal Surat

Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap. Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006

3.       Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat
e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
Contoh nomor surat
             105/Dir – MS/VI/2011
               keterangan,
               105           : Nomor urut surat keluar
                Dir – MS : Direktur PT Mandiri Sejahtera (kode)
                VI           : Bulan Juni
                2011       : Tahun 2011

4.       Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. di bawah nomor b. atau di kiri bawah

5.      Hal atau perihal

Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.

Penulisan perihal ada 3 cara yaitu:
a. Sebelum penulisan alamat dalam
b. Setelah penulisan selesai alamat dalam
c. Setelah salam pembuka

6.      Alamat yang dituju

Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;
a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.

Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. Contoh menulis alamat:
a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan
    Contoh:
     Yth. Ibu. Dewi Sukmasari, S.E.
            Jalan Jendral Suprapto  96
            Bandar Lampung 35157
b. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya
     Contoh:
      Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera
             Jalan Anggrek Raya 307 Jakarta 13465
c. Penulisan alamat dengan menggunakan u.p.
   Contoh:
   Yth. Direksi Bank Central Asia
           u.p. Ibu Ani Suwarsi, S.E., M.B.A
                 Direktur Perkreditan Plaza BCA,
                 Lt. XXI jalan Cassablanca 121 Jakarta 12103

7.      Salam Pembuka

“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat, Saudara …….. yang terhormat, Bapak ……… yang terhormat,
Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Misalnya: Assalamualaikum Wr.Wb. Salam hormat

8.      Isi Surat (tubuh surat)
Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea penutup.

a.      Alinea Pembuka

Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.

Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
1. Dengan ini kami beritahukan bahwa ……
2. Bersama ini kami lampirkan …..
3. Kami mengundang …..
4. Sesuai dengan pemberitahuan ….
5. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
6. Perkenankanlah kami melaporkan
7. Menyambung surat kami tanggal … No. ...
Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
1. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...
2. Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...
3. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...
4. Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...
5. Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……

b.      Isi Surat

Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik).

c.       Alinea Penutup

Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat.

Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih.
3. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.
4. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
5. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

9.      Isi surat (tubuh surat)

Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh:
a. Hormat kami,
b. Salam kami,
c. Wassalam,

Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).
      Contoh:
      
         Mahatir Muhammad
         NIP. 160081022 
         Kepala Biro Kepegawaian

10.   Tandatangan dan

11.  Nama Terang Penanggung Jawab Surat

  Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.

12.   Jabatan Penanggungjawab Surat

Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.

13.  Tembusan

Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan:
1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung
2. Gubernur Lampung
3. Walikota Bandar Lampung
4. Arsip
Atau cc.: 1. 2.

14.   Inisial

Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.